گرچه به موجب قانون افراز و فروش املاک مشاع مصوب آبان 1357 اختیار افراز املاک مشاع به اداره ثبت اسناد و املاک تفویض گردیده و اداره ثبت مجاز به انجام افراز املاک مشاع حسب تقاضای احد یا تعدادی از مالکین مشاعی می باشند ولی به موجب ماده دوم قانون مذکور هر یک از شرکا می توانند به تصمیم واحد ثبتی مربوط به مبنی افراز ملک در مهلت مقرردرماده 2 قانون یاد شده به دادگاه شهرستان محل وقوع ملک (دادگاه حقوقی) اعتراض نمایند که دراین صورت اداره ثبت سوابق افرازی وعند اللزوم پرونده ثبتی را حسب تقاضای مرجع یادشده جهت رسیدگی نهایی وتصمیم افرازی متخذه از طرف اداره ثبت راتأیید یا خود مبادرت به صدور حکم دیگری مینماید که در هر صورت حکم صارده از مرجع یاد شده مطابق ماده 8 آیین نامه قانونی افراز و فروش املاک مشاع مصوب 20 اردیبهشت سال 58 وزارت دادگستری که مقررداشته «اجرای حکم قطعی افراز تابع مقررات اجرای احکام مدنی خواهد بود» با واحد اجرای احکام مدنی دادگاه صادر کننده حکم می باشد. بدیهی است،  حکم افرازی که از دادگاه صادر می شود با توجه به ماده 4 قانون اجرای احکام مدنی در زمره احکام اعلامی است ،لذا در این مورد آنطور که معمول است متقاضی باید تقاضای خود را همراه با اصل یا رونوشت حکم افراز که باید به تأیید دفتر دادگاه محل برسد و به آن تمبر الصاق شود .رئیس ثبت دستور ثبت تقاضا رادر دفتر اندیکاتور را صادر مینماید و به متقاضی تاریخ مراجعه بعدی را اعلام می دارد ،بدیهی است که متقاضی مکلف است هزینه افراز وسایر حقوقی ثبتی متعلقه سهم خودرا همراه با بهاء دفتر چه سند مالکیت حسب محاسبه حسابداری در بانک تودیع وفیش آن را در جهت ضمیمه نمودن پرونده به حسابداری ارائه نماید. بعد از تودیع هزینه افراز و سایر حقوق ثبتی متعلقه و بهاء دفترچه سندمالکیت پرونده جهت اقدام بعدی به دفتر املاک ارسال می شود متصدی دفتر املاک حدود ومشخصات هر کدام از قطعه یا قطعات افرازی را دردفتر جاری املاک ثبت نموده و شماره ثبت صفحه را در ستون ملاحظات ثبت و صفحه مشاعی مربوطه قید می نماید سپس سند مالکیت مشاعی اولیه را باطل و سند جدید را تحریر میکند.

آنگاه ثبت دفتراملاک وسند مالکیت تحریر شده را به امضاء مسئول اداره ثبت میرساند و پرونده را جهت تسلیم سند به متقاضی به بایگانی ارسال می دارد . در بایگانی ابتدا سند نخ کشی و پلمپ میشود بعد در دفتر تسلیم سند ثبت می گردد و پس از احراز هویت متقاضی که معمولاً با ملاحظه شناسنامه آن تحقق می پذیرد در قبال اخذ رسید دردفتر تسلیم سند وستون ملاحظات پیش نویس سند مالکیت به او تسلیم می گردد و پرونده در ردیف مربوطه ضبط می شود.

نظریه:

درعمل بعضاً مشاهده می گردد که پس از اینکه حکم افراز از مراجعه صالحه صادر و قطعیت یافت آنگاه که اجرای احکام در اجرای ماده 4 قانون اجرای احکام مدنی دستور اجرای حکم را به اداره ثبت می دهد ،واحدهای ثبتی مجدداً نماینده و نقشه بردار را به همراه متقاضی به محل اعزام می دارد و همان مراحلی که برای افراز در اداره ثبت طی می شود ،پس از تنظیم صورتجلسه افراز توسط نماینده و نقشه بردار،رئیس واحد ثبتی دستور ثبت آن را در دفاتر املاک می دهد که به نظر میرسد مطابق ماده 8 آیین نامه قانون افراز و فروش املاک مشاع به محض قطعیت حکم و دستور واحد اجرای احکام، ادارات ثبت مکلف به صدور سند مالکیت مفروزی به قدر السهم متقاضی افراز و آنچه که در حکم مورد لحوق قرارگرفته می باشند.

قبل از تصویب قانون افراز و فروش املاک مشاع مصوب آبان ماه 1357 ،سازمان ثبت اسناد و املاک طی بخشنامه شماره 1696-10/2/1354 به واحد های ثبتی اعلام نموده بود :

«واحد های ثبتی در موقع اجرای حکم افراز ضمن تطبیق مفاد حکم با محدوده ثبتی و سند مالکیت حدود و فواصل قطعات را  ضمن  تنظیم  صورتجلسه  و تعیین و سپس مبادرت به صدور سند مالکیت می نمایند، اخیراً مشاهده شده است که بعضی از واحد ها قبل از اینکه مفاد حکم با محدوده  ثبتی مبادرت به صدور سند مالکیت نموده اند و نتیجتاً قسمتی از مورد سند مالکیت صادره خارج از محدوده ثبتی بوده و به مجاورین یا اموال عمومی تجاوز شده است ،لذا خاطر نشان می نماید در موقع اجرای احکام قطعی افراز دادگاه هاباید قبل از هر اقدام مفاد حکم ویانقشه کارشناس که ملاک حکم افراز بوده،بدقت باوضع محل و محدوده سند مالکیت تطبیق و پس از اطمینان به اینکه کلیه قطعات مورد حکم داخل محدوده ثبتی و یاسند مالکیت است مبادرت به صدور سند مالکیت ویا اقدام بعدی گردد». شاید چنین به نظر برسدکه اجرای احکام افرازی که قبل از تصویب قانون افراز وفروش املاک مشاع از دادگاه صادر می گردیده وقعطیت یافته و به اداره ثبت ارائه می شود ،رعایت مفاد بخشنامه الزامی بوده، و بعد از تصویب قانون افراز مصوب آبان ماه 1357 چنانچه حکم افرازی از سوی دادگاه با توجه به موارد قبلی که تفصیلاً بیان گردید دیگر لزومی به تعیین وقت و اعزام نماینده و نقشه بردار به محل نباشد  و متقاضی فقط جهت اخذ سند مالکیت باید به واحدثبتی مراجعه نماید و وظیفه اداره ثبت فقط در مرحله صدور سند مالکیت باشد لیکن چنانچه قبلاً نیز بیان گردید ،تنظیم صورت مجلس افراز و بررسی حدود و مساحت ملک در محل و تطبیق آن با پلاک های مجاور واطمینان به عدم تجاوز به مجاورین و گواهی تثبیت مورد افراز در موقعیت مکانی خود مستلزم بررسی پرونده های ثبتی مجاور و کنترل آنهاست که این مرحله در حیطه وظیفه و نظارت واحدثبتی محل است .

تدوین کننده:حسین قربانیان